Was ist Kalkulation im Handwerk?
Kalkulation bedeutet: Kosten vor dem Angebot schätzen (Vorkalkulation) und nach dem Auftrag mit den Ist-Kosten abgleichen (Nachkalkulation). Aus der Vorkalkulation entsteht der Angebotspreis; die Nachkalkulation zeigt, ob der Auftrag am Ende wirklich Gewinn gemacht hat.
Im Handwerk ist die Zuschlagskalkulation der Standard. Die einzelnen Kostenpositionen – Material, Lohn, Fahrzeug, Werkzeug – werden zunächst getrennt erfasst und um Zuschläge für Gemeinkosten (Betriebskosten wie Miete, Strom, Versicherung), Wagnis und Gewinn erhöht. Wer diese Zuschläge weglässt oder zu niedrig ansetzt, kalkuliert jeden Auftrag unter Wert.
- Vorkalkulation: geplante Kosten + Gewinnzuschlag → Angebotspreis
- Nachkalkulation: tatsächlich angefallene Stunden & Material im Vergleich zur Vorkalkulation → Gewinn oder Verlust
- Angebotskalkulation: die kalkulierte Preisbasis, die dem Kunden als Angebot oder Kostenvoranschlag vorgelegt wird
Der Stundensatz: Das Herzstück jeder Kalkulation
Der größte Fehler vieler Handwerksbetriebe ist ein Stundensatz, der nur das Bruttogehalt abdeckt. Ein korrekter Stundensatz berücksichtigt alle Kosten, die eine Arbeitsstunde tatsächlich verursacht:
| Kostenblock | Beispiele |
|---|---|
| Lohnkosten | Bruttogehalt, Arbeitgeberanteile (Sozialversicherung), Urlaub, Feiertage, Krankheit |
| Fahrzeug- & Maschinenkosten | Leasing/Finanzierung, Treibstoff, Wartung, Abschreibung von Werkzeug und Maschinen |
| Gemeinkosten | Miete, Strom, Versicherungen, Telefon, Software, Verwaltung |
| Wagnis & Gewinn | Risikoaufschlag (z. B. Nachbesserung) und der Gewinn, den der Betrieb braucht |
Die Faustregel: Von den rund 2.000 Jahresarbeitsstunden sind nur etwa 1.300–1.500 Stunden auf der Baustelle abrechenbar – der Rest geht für Verwaltung, Fahrzeiten, Urlaub und Krankheit drauf. Rechnest du mit allen 2.000 Stunden, ist dein Stundensatz zu niedrig und jeder Auftrag rechnet sich schlechter, als er aussieht.
So kalkulierst du einen Auftrag in 6 Schritten
- Leistung bestimmen: Was genau wird gemacht – Leistungsbeschreibung und Mengen festlegen.
- Material erfassen: Materialliste mit Einzelpreisen, Lieferantenpreisen und Verschnitt (Faustregel: 5–10 % Aufschlag).
- Stunden schätzen: Arbeitsstunden je Gewerk realistisch schätzen – auf Basis früherer, ähnlicher Aufträge.
- Stundensatz ansetzen: Den korrekt kalkulierten Stundensatz (siehe oben) auf die Stunden rechnen.
- Zuschläge & Gewinn: Gemeinkostenzuschlag, Wagnis und Gewinnzuschlag aufschlagen – sonst arbeitest du unter deinen Selbstkosten.
- Angebot/Kostenvoranschlag erstellen: Die Summe wird zum Angebot – mit Leistungsverzeichnis, das der Kunde nachvollziehen kann.
Nachkalkulation: Wo dein Gewinn verloren geht
Viele Betriebe kalkulieren vorher sorgfältig, prüfen aber nie nachher, ob der Auftrag wirklich Gewinn gebracht hat. Genau hier liegt das Geld. Die Nachkalkulation vergleicht die tatsächlich erfassten Stunden und Materialkosten mit der Vorkalkulation – und zeigt Abweichungen:
- Zu viele Stunden: Die Vorkalkulation war zu optimistisch oder die Zeiterfassung lückenhaft.
- Pausen & Fahrzeiten fehlen: Nicht einkalkulierte Zeiten fressen die Marge.
- Material teurer: Preiserhöhungen oder Nachkäufe wurden nicht weitergereicht.
- Stundensatz zu niedrig: Die Basis stimmt nicht – alle Aufträge rechnen sich schlechter.
Erst wer nachkalkuliert, weiß, welche Aufträge sich lohnen und wo er den Preis anpassen sollte. Genau dafür ist der Profit Score von EarnTrack gedacht: Er bewertet jeden Auftrag, Termin und Mitarbeiter mit einer Note von A+ bis F und liefert eine Ursachenanalyse – zum Beispiel „zu viele Stunden" oder „zu niedrig kalkuliert".
So hilft EarnTrack bei der Kalkulation
Kostenvoranschlag & Angebot
Leistungen, Material und Stundensatz werden zum sauberen Kostenvoranschlag – direkt per E-Mail versendbar, ohne Excel.
Zeiterfassung als Datenbasis
Die mobil erfassten Stunden landen automatisch beim Projekt – damit stimmt die Nachkalkulation, weil die Ist-Zeiten echt sind.
Profit Score A+ bis F
Automatische Nachkalkulation: Jeder Auftrag erhält eine Profit-Note mit Ursachenanalyse – in allen Plänen enthalten, ohne Aufpreis.
Stundensatz-Transparenz
Weil Stunden und Erlös pro Projekt gegenüberstehen, siehst du, ob dein Stundensatz reicht – oder ob du nachkalkulieren musst.
EarnTrack startet bei 27,99 € pro Monat (Aktionspreis statt 39,99 €), ist monatlich kündbar und enthält Profit Score, Zeiterfassung, Angebote und Rechnungen in allen Plänen. Weitere Details im Handwerker-Software-Vergleich.
Weitere Ratgeber
Häufige Fragen zur Kalkulation
Wie berechne ich meinen Stundensatz als Handwerker?
Klassisch über die Zuschlagskalkulation: Summiere die Lohnkosten (Bruttogehalt plus Arbeitgeberanteile, Urlaub, Krankheit) mit den Betriebskosten (Fahrzeuge, Werkzeug, Miete, Versicherungen) und einem Gewinnzuschlag. Teile das durch die verrechenbaren Stunden im Jahr (Faustregel: nur 1.300–1.500 der 2.000 Jahresstunden sind auf der Baustelle abrechenbar).
Was ist der Unterschied zwischen Vor- und Nachkalkulation?
Die Vorkalkulation schätzt Kosten vor dem Angebot und bestimmt den Angebotspreis. Die Nachkalkulation vergleicht nach Abschluss die tatsächlich angefallenen Stunden und Materialkosten mit der Kalkulation – sie zeigt, ob der Auftrag wirklich Gewinn gemacht hat. EarnTrack macht diesen Vergleich automatisch mit dem Profit Score (A+ bis F).
Warum rechnet sich ein Auftrag trotz gutem Angebot nicht?
Häufigste Ursachen: zu viele Stunden (unrealistische Vorkalkulation), Pausen und Fahrzeiten nicht eingerechnet, Materialnachschlag vergessen oder zu niedriger Stundensatz. Der Profit Score von EarnTrack zeigt pro Auftrag, wo die Abweichung entsteht.
Welche Kalkulationssoftware brauche ich als Handwerksbetrieb?
Für kleine und mittlere Betriebe reicht eine Software, die Kostenvoranschläge, Zeiterfassung und Nachkalkulation verbindet – damit entstehen Angebot und Profit-Analyse aus denselben Daten. EarnTrack startet bei 27,99 € pro Monat und zeigt die Profitabilität pro Auftrag automatisch an.
Was ist der Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag?
Ein Angebot ist rechtlich verbindlich – der Preis gilt, wenn der Kunde zusagt. Ein Kostenvoranschlag ist nur dann verbindlich, wenn ausdrücklich so vereinbart; ohne Vereinbarung gilt er als unverbindlich. Mehr dazu im Kostenvoranschlag-Ratgeber.
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