Warum Handwerker ein Rechnungsprogramm brauchen
Rechnungen sind im Handwerk ein tägliches Thema – und doch oft eine der größten Zeitfresser im Büro. Wer Stunden auf Zetteln, Material in Listen und Kunden in Excel führt, gibt jede Rechnung zweimal ein. Ein Rechnungsprogramm macht daraus einen Schritt: erfasste Zeiten + Material + Stundensatz = fertige Rechnung.
Dazu kommt die rechtliche Seite: Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen von Geschäftspartnern empfangen können, ab 2027/2028 müssen sie selbst ausstellen (mehr im E-Rechnung-Ratgeber). Ein Programm, das heute ZUGFeRD-fähige Rechnungen erzeugt, ist für beide Stichtage gerüstet.
Pflichtangaben: Das muss auf jede Rechnung
Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten – ein Rechnungsprogramm füllt sie automatisch aus:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Empfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
- Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag, getrennt nach Steuersatz
Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für deinen Einzelfall (z. B. Kleinbetragsrechnung, Reisekosten) prüfe die Details mit deinem Steuerberater.
Was ein gutes Rechnungsprogramm für Handwerker können muss
- Rechnung aus Zeiten & Material: Erfasste Stunden und Materialverbrauch werden direkt in die Rechnung übernommen – ohne Doppeleingabe.
- Angebot → Rechnung: Aus Angebot oder Kostenvoranschlag entsteht die Rechnung in einem Klick.
- E-Rechnung (ZUGFeRD): Die Rechnung wird als maschinenlesbare E-Rechnung erstellt – Pflicht ab 2027/2028.
- Abschlagsrechnungen: Teilbeträge für laufende Großaufträge – mit korrekter Kennzeichnung nach § 632a BGB.
- Mahnwesen: Automatische 1. und 2. Mahnung bei Zahlungsverzug.
- DATEV-Export & Buchhaltungs-API: Übergabe an Steuerberater, sevDesk oder Lexware ohne Abtippen.
Abschlagsrechnung und Zahlungsfrist: Die Basics
Abschlagsrechnung (§ 632a BGB)
Bei größeren Aufträgen kannst du Teilbeträge verlangen, sobald die Leistung teilweise abgenommen oder vollendet ist. Die Abschlagsrechnung muss als solche bezeichnet werden und den erreichten Leistungsstand ausweisen. So bleibt deine Liquidität während eines langen Auftrags stabil.
Zahlungsfrist (§ 271a BGB)
Ohne Vereinbarung ist der Rechnungsbetrag grundsätzlich 30 Tage nach Erhalt der Rechnung fällig. Ein klares, kürzeres Zahlungsziel (z. B. 14 Tage) auf der Rechnung beschleunigt dein Geld – und ein sauberes Mahnwesen setzt es bei Verzug durch.
So funktioniert Rechnungserstellung mit EarnTrack
- Projekt anlegen und abrechnen: Erfasste Stunden und Material landen automatisch beim Projekt.
- Rechnung erzeugen: Per Klick entsteht die Rechnung aus Leistung, Mengen und Stundensatz – mit allen Pflichtangaben.
- E-Rechnung senden: Die Rechnung wird als ZUGFeRD-E-Rechnung erstellt und direkt per E-Mail an den Kunden versendet.
- Mahnwesen nutzen: Bei Zahlungsverzug erstellst du die 1. und 2. Mahnung direkt aus dem System.
- Übergeben & auswerten: DATEV-Export für den Steuerberater (ab Team-Plan), sevDesk-/Lexware-API und der Profit Score zeigen, ob der Auftrag Gewinn brachte.
EarnTrack startet bei 27,99 € pro Monat (Aktionspreis statt 39,99 €), ist monatlich kündbar und enthält Rechnungen, Angebote, Mahnwesen und ZUGFeRD in allen Plänen. Weitere Details im Handwerker-Software-Vergleich.
Weitere Ratgeber
Häufige Fragen zum Rechnungsprogramm
Was kostet ein Rechnungsprogramm für Handwerker?
EarnTrack startet bei 27,99 € pro Monat (Aktionspreis statt 39,99 €) und enthält Rechnungen, Angebote, Kostenvoranschläge, Mahnwesen und ZUGFeRD-E-Rechnung in allen Plänen. Der DATEV-Export ist ab dem Team-Plan (49,99 €) enthalten.
Welche Pflichtangaben muss eine Handwerker-Rechnung enthalten?
Nach § 14 Abs. 4 UStG gehören dazu: Name und Anschrift des Leistenden und des Empfängers, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Bezeichnung der Leistung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag sowie der Zeitpunkt der Leistung. EarnTrack füllt diese Felder automatisch aus.
Wie erstelle ich eine Abschlagsrechnung als Handwerker?
Bei großen Aufträgen kannst du nach § 632a BGB Abschlagsrechnungen stellen. Wichtig: Die Abschlagsrechnung muss als solche bezeichnet werden und den aktuell erreichten Leistungsstand ausweisen. Das Abschlagszahlungsrecht setzt voraus, dass die Leistung teilweise abgenommen oder vollendet ist.
Wie lange hat ein Kunde Zeit, meine Rechnung zu bezahlen?
Ohne anderslautende Vereinbarung ist der Rechnungsbetrag nach § 271a BGB grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt fällig. Ein klares Zahlungsziel auf der Rechnung (z. B. 14 Tage) hilft, schneller Liquidität zu bekommen.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsprogramm und Buchhaltungssoftware?
Ein Rechnungsprogramm erstellt und verwaltet Rechnungen (Ausgangsrechnungen, Angebote, Mahnwesen). Buchhaltungssoftware übernimmt zusätzlich die komplette Finanzbuchhaltung. EarnTrack übernimmt den Rechnungs- und Forderungsteil und übergibt die Daten per DATEV-Export bzw. sevDesk-/Lexware-API an deine Buchhaltung.
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