Stundenzettel App für Handwerker: Digital statt Zettelchaos

Warum die Arbeitszeiterfassung für Handwerker Pflicht ist

Viele Handwerksbetriebe glauben, sie müssten nur Überstunden dokumentieren. Seit September 2022 gilt das nicht mehr: Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber in Deutschland Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen müssen – auch ohne Betriebsrat und unabhängig von der Betriebsgröße. Hintergrund ist die europäische Arbeitszeitrichtlinie, deren Vorgaben der Europäische Gerichtshof 2019 (C-55/18) konkretisiert hat.

Ergänzend verlangt § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG), dass Arbeitszeiten über die täglichen acht Stunden hinaus aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Ein neues Arbeitszeiterfassungsgesetz wird politisch seit Längerem diskutiert – die Pflicht zur Erfassung besteht aber schon nach heutigem Recht.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Für deinen konkreten Betrieb (Tarifvertrag, Arbeitsverträge, Betriebsrat) prüfe die Details mit deiner Handwerkskammer oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Was ein digitaler Stundenzettel können muss

Ein digitaler Stundenzettel löst die Papier- und Excel-Lösung ab, wenn er zu den Bedingungen auf der Baustelle passt. Eine gute Stundenzettel-App für Handwerksbetriebe sollte mindestens Folgendes können:

• Mobiles Clock-In und Clock-Out: Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit direkt am Projekt mit dem Smartphone – ohne Zettel, ohne nachträgliches Übertragen.
• Pausenerfassung: Pausen werden in der App gestartet und beendet und fließen korrekt in die Arbeitszeit ein.
• Zuordnung zu Projekt und Kunde: Jede erfasste Stunde landet beim richtigen Auftrag, damit Stundenzettel und Abrechnung stimmen.
• Sauberer Stundenzettel: Aus den Uhrzeiten entsteht automatisch ein Stundenzettel – für den Betrieb, das Team und den Steuerberater.
• Aufbewahrung: Die Daten werden zentral gespeichert und bleiben mindestens zwei Jahre abrufbar – statt Zettel in der Küchenschublade.
• Einfachheit: Die Bedienung braucht keine Schulung – sonst wird das System wieder umgangen.

So funktioniert der digitale Stundenzettel mit EarnTrack

EarnTrack deckt genau diese Punkte ab – mit der mobilen Zeiterfassung und dem automatischen Stundenzettel. So sieht das in der Praxis aus:

1. Betrieb einrichten und Mitarbeiter einladen: Du legst deinen Betrieb an und lädst deine Mitarbeiter per QR-Einladung in die Mitarbeiter-App ein – das dauert pro Person nur Sekunden.
2. Projekt und Kunde anlegen: Das Projekt wird dem passenden Kunden zugeordnet, damit jede Stunde später richtig abrechenbar ist.
3. Clock-In auf der Baustelle: Mitarbeiter drücken am Projekt auf Clock-In, sobald sie ankommen – optional mit Projektfoto und Notiz.
4. Pause und Clock-Out: Pausen werden in der App gestartet und beendet; am Feierabend endet die Arbeitszeit per Tipp auf Clock-Out.
5. Stundenzettel & Profit Score: Aus allen Zeiten entsteht automatisch der Stundenzettel. Zusätzlich zeigt der Profit Score (A+ bis F) pro Projekt, ob die Stunde Gewinn oder Verlust bringt.

Push-Erinnerungen helfen dem Team, den Rhythmus aus Clock-In, Pause und Clock-Out einzuhalten – so stimmt der Stundenzettel, ohne dass du hinterher kontrollieren musst. Für den Steuerberater exportierst du die Daten ab dem Team-Plan als DATEV-Export.

Digitaler Stundenzettel vs. Papier und Excel

Weitere Ratgeber